科研与合作发展中心

为进一步规范学校科研经费管理工作，提高科研经费的使用效率与效益，根据学校《科研与社会服务经费管理实施细则》《科研项目管理办法》（重城职院〔2022〕71 号 ）、《采购与招投标管理办法（修订）》（重城职院〔2025〕6 号 ）、《校外专家劳务费管理办法》（渝城职院〔 2021 〕122 号 ）、《差旅费管理办法》（渝城 职院〔2020〕144 号 ）等相关制度 ，特制定本指南。

一、纵向科研项目经费使用与报销

（一）经费使用类别与构成

1.直接经费

（ 1 ）设备费。包括研发工作需用到的计算机（含台式计算机和笔记本电脑、平板电脑等）、打印机、复印机、扫描仪、电子白板、智能办公本、机器人、无人机、以及实验中需用到的其他各种化学或工业仪器设备等。

（2） 业务费。具体包括：试验耗材费、燃料动力费、因试验加工产生的运输费、实验费、测试费、数据采集费、信息/数据服务费、图书资料采购费、专著或论文出版费、专利代理费、会议费、差旅费、咨询费等。

（3） 劳务费。包括在研发中因咨询、指导、成果鉴定、成果验收、研发合作支付给校外专家的费用。

2. 间接经费

（ 1 ）管理费。根据所立项项目要求和上级相关规定执行。按1:1及以上配套的项目一般应提取5%的管理费，完全由学校和个人自筹经费的项目则不提取管理费。

（2）项目团队成员绩效费。根据项目总经费金额大小，可将扣除设备费外的部分经费用于项目团队成员的绩效分配。

（ 二 ）经费使用流程

1.编制经费使用预算表

根据项目开展进度和财务管理要求，按照设备费、业务费、劳务费、管理费、绩效分配等不同类目编制经费使用预算表（如图1），经项目负责人签字、科研管理部门盖章后作为报销依据。具体编制要求可参考《重庆城市职业学院科研与社会服务经费管理实施细则》（重城职院〔2022〕71号）。

图 1  科研经费预算审批表

2.经费使用要求

（ 1 ）设备费使用。采购研发所需设备，需按照学校《采购与招投标管理办法（修订）》（重城职院〔2025〕6号）的要求进行集中或分散采购后，再将采购的设备提交学校资产管理部门进行资产入库登记，最后再进行报销（如图2）。

图 2 设备采购与报销流程

（2） 业务费使用要求

①材料费、实验耗材费、打印复印费、工程晒图费、数据服务费、技术服务费以及其他需要通过向第三方购买方式产生的费用，在使用前需要在学校招标采购系统中提交采购申请，经审核同意后，再行使用报销。具体使用标准和要求参阅《采购与招投 标管理办法（修订）》（重城职院〔2025〕6号 ）（ 与图2同 ）。

②论文版面费、专著出版费。可通过对公转账或先支付后报销的方式使用。

③差旅费。因项目研究产生的差旅费用，需先提交出差申请，经科研管理部门签字同意后，再使用并报销。具体使用标准参阅 《差旅费管理办法》（渝城职院〔2020〕144号）。

④会议费、咨询费、专利代理费等可先行使用再报销，也可采用借款的方式先试用，然后再用实际产生的票据予以冲销。

（3）劳务费使用

需经由分管科研校领导审批、项目负责人和科研管理部门签字后进行使用。具体使用标准参阅《校外专家劳务费管理办法》 （渝城职院〔2021〕122号）。

3.经费报销

经费产生后，在学校财务管理系统中按要求进行填报，并在附件上传所需的全部佐证材料，提交科研 、财务部门初审后，经归口部门领导、财务部门领导、分管科研校领导 、分管财务校领导等逐级签字（具体签字流程视经费额度而有所不同，可阅读财 务管理系统中的审核流程）（如图3），在线审核流程结束后再将 系统中的报销流程单打印出来，附上提供的所有纸质佐证材料，提交到财务管理部门报销窗口，等待财务处打款。

图 3 科研经费报销流程图

3.经费报销所需佐证材料

（ 1 ）设备费报销所需佐证材料：

①集中采购的设备报销：资产采购申请单（ 如图4）、采购备案表（如图5）、 资产入库验收单、经费预算表、发票。

图 4  资产申请购置单

图 5 采购与招标管理系统

②分散采购或零星采购的设备报销：资产采购申请单、采购 备案表、经费预算表 、发票 、支付凭证（无公务卡的须附上非公务卡使用申请，以下同）、1000元以上设备须同时提供资产入库验收单。

（2） 业务费报销所需佐证材料：

①材料费、实验耗材费：采购备案表、采购申请单（具体视采购的金额和类型）、材料使用/出库清单、发票、支付凭证、经费预算表。

②信息服务费、数据采集费。采购备案表、票据、支付凭证、经费预算表。

③图书资料购买费。采购备案表（如数额较大需要经过招采流程的则需附上招采合同）、资产验收单、发票、支付凭证、经费预算表。

④论文版面费 。发票、支付凭证、经费预算表、已出版论文的封面目录和正文全文（若为外文的，还须同时提供权威机构出具的检索报告）（如图 7）。

图 7 论文报销佐证材料

⑤专利/软著代理费。发票、支付凭证、专利/软著授权证书 （如图8）、 经费预算表、资产入库验收单。

图 8  知识产权授权证书

⑥专著出版费。发票、支付凭证、资产入库验收单、经费预

算表、已出版著作的封面版权页目录和部分正文以及封底（ 如图 9）。

图 9  专著报销佐证材料

⑦学术会议费。A.参加国内学术会议。签批后的会议通知、 出差申请表、经费预算表、相关票据（住宿发票、机票、高铁票、 公共汽车票等）、支付凭证。B.参加国际学术会议。签批后的会议通知、党委会纪要、差旅批准单、经费预算表、相关票据、支付凭证等。C. 自主举办的小型会议。会议备案申请单、会议议程、邀请函、会议方案（应有本次会议所需预算）、经费预算表、产生的各种票据、支付凭证等。

⑧调研费。 已签批的调研申请单、经费预算表、票据、支付凭证等。

⑨差旅费。差旅申请单、票据（ 交通或住宿）、经费预算表。

（3） 劳务费报销所需佐证材料。

①校外专家劳务费。科研分管校领导签字的校外专家劳务活动审批表（请在表里一定要注明邀请专家的个人信息、写明何时何地以何种方式做了什么具体的工作）、 劳务发放申请表（ 如图10）、专家身份信息、经费预算表。

图 10  劳务审批表和发放申请表

②学生劳务费。学生参与项目的方案设计或子课题设计（若在申报书中已经将学生列为参研人员，则可不必单独做方案）、劳务发放申请表（科研分管校领导签字）、劳务发放批准表、学生身份信息、学生参与项目的佐证材料、经费预算表。

（4）项目团队绩效分配费佐证材料。

签批后的绩效分配方案（须项目负责人、团队成员、科研管理部门、人事部门签字）（如图 11 ）、经费发放申请表、经费预算表。

图 11  项目团队成员绩效分配方案模板

二、横向项目经费使用与报销

（一） 经费使用构成

1.直接经费

（ 1 ）合同中有明确约定的，按照合同约定执行。

（2）合同未明确约定的，经费使用范围参照纵向科研项目进行使用。

2. 间接经费

（ 1 ）管理费。 除应扣除的 3%-6%的税费外，学校暂不额外扣除其他管理费。

（2） 团队成员绩效分配。最高可按照扣除设备费和税费的到账经费70%进行绩效分配。

（ 二 ）经费使用

1.办理到账确认书

横向项目经费到账后，由项目负责人提交合同到科研与合作发展中心进行登记备案，并填写到账确认书，经财务处签字认可后，提交一份给科研与合作发展中心登记存档 ，自留一份作为报账佐证材料之一。

图 12  横向项目经费到账确认书

2.编制经费使用预算表

根据项目合同和项目工作进展，编制项目经费预算表，经项目负责人签字、科研管理部门盖章后，作为项目经费使用依据和报销凭证之一。

3.按规定使用经费

（ 1 ）合同有明确约定的，按照合同约定的经费使用范围进行使用。

（2）合同没有明确约定的，参照前述的纵向项目经费使用范围和要求进行使用。

（ 三 ）经费报销

1.合同约定需支付给第三方合作者的经费报销

（ 1 ）合同有约定的。合同中明确约定了应支付给第三方的研发或合作经费比例或金额，经费报销应按以下情况执行：

A.10 万以下的经费支付直接根据合同执行，报销时附上项目合同、到账确认书 、经费预算表、票据。

B. 一次性支付10万以上100万以下的经费，应在合同签订前或合同签订后费用支付前提交校长办公会审定。报销时应附上项目合同、到账确认书、经费预算表、办公会纪要、票据。

C. 一次性支付100 万以上的经费，应提交校长办公会审议后再提交党委会审定。报销时应附上项目合同、到账确认书、经费预算表、党委会纪要、票据。

（2）合同未约定的。若合同中未明确约定支付比例或金额，则须按照学校招标采购办法通过服务购买方式执行，报销所需佐证材料包括项目合同、到账确认书、经费预算表、招标采购佐证 材料、票据。

2.设备费报销

（ 1 ）合同有约定的按照合同约定进行购买，报销时附上项目合同、到账确认书、经费预算表、支付凭证、票据。

（2）合同未曾约定的设备采购，则需按照纵向科研项目经费使用规则进行招标采购，报销时应附上项目合同、到账确认书、经费预算表、招标采购佐证材料、票据、支付凭证等。

3.业务费报销

横向项目产生的材料费、实验费、加工费、测试费、会议费、差旅费、调研费、咨询指导费、数据采集费等，报销流程和要求与纵向科研项目经费使用相同，应附上的佐证材料除与纵向科研项目经费一致外，还应附上项目合同、到账确认书。

4.劳务费报销

项目合同、到账确认书、其他与纵向科研项目经费报销相同。

5. 团队成员绩效分配

项目合同、到账确认书、其他与纵向科研项目经费报销相同。

三、科研平台/团队经费使用与报销

（一）科研平台/团队经费使用类别

1.科研平台/团队建设费

（ 1 ）仪器设备费。购买用于学术研究和科技创新活动相关的办公设备 、实验设备、研发设备等。

（2）专家指导费。指邀请专家对平台/团队建设工作进行指导、咨询的经费支出。

（3）会议费。用于平台/团队建设的各类研讨会、专题会、交流会等所需的费用。

（4）培训费。用于平台/团队成员学术能力提升或科技创新技术学习所需的培训费用。

（5）差旅调研费。用于平台/团队建设相关的调研、交流考察、 出差等所需费用。

2.项目/成果培育、产出资助费

（ 1 ）用于开展高质量科研项目申报、科技成果申报、科研获奖申请等的前期资助费。

（2）论文版面费、专著出版费、专利代理费、图书资料购买费、数据采集费、实验加工费、测试费、标准资源开发费等。

3.技术转化与应用推广费

（ 1 ）平台/团队科技创新成果孵化、转让、转化等所需的成本费、交易费、咨询费、服务费等。

（2）平台/团队科技创新技术应用推广所需的广告费、展览展示费、宣传费、会展费、差旅费等。

（ 二 ）科研平台/团队经费使用

1.编制经费预算表

学校下达经费后，按照学校科研平台管理办法和科研平台绩效考核办法等相关制度， 编制经费预算表， 经平台/团队负责人和科研管理部门签字认可后作为经费使用依据和报销凭证之一。

2.设立专人专账管理使用

科研平台/团队按年度划拨经费，设立专账统一管理。科研平台/团队负责人可将经费授权给专门人员进行管理和使用。

3.按比例合理使用

（ 1 ）经费使用应严格遵循学校财务管理制度和上级部门相关经费使用办法 ， 确保经费全部用于平台/团队建设任务相关的内容。

（2） 经费的使用要有合理的比例分配，除申报中有明确规定的除外，原则上研发类平台/团队经费中30%用于基本建设、50% 用于成果培育与产出、20%用于成果转化；其他类平台/团队经费 中 20%用于基本建设、40%用于成果培育与产出、40%用于技术应用与推广。

（3） 用于技术孵化转化和应用推广所需的费用 ， 需要签订合同的应签订合同，按合同要求使用；需要招标采购的应按照招标采购办法进行使用。

（ 三）经费报销要求

1.平台/团队建设所需费用报销

用于平台/团队建设的设备采购、培训、咨询、指导、会议、 交流研讨等所需费用报销，报销流程、要求与纵向科研项目经费报销流相同。

2.技术转化与应用推广费报销

根据实际产生的费用类型，与纵向科研经费报销流程相同。

3.高质量项目申报资助费报销

用于支持平台/团队成员省部级以上项目申报所需的材料打印、前期调研等的资助费用报销，应提供申报材料、相关佐证材料和经平台负责人签字认可后的报销申请、票据、支付凭证、经费预算表。

4.高水平成果资助费报销

用于资助高水平论文（ 一般为中文核心及以上论文，哲学社会科学可将考虑该领域有较大影响力的一般期刊或网络期刊）、 专著、专利（一般为发明专利或国际专利）等成果所需的版面费、出版费、服务费、代理费、年费等，报销流程要求与纵向项目相同。

5. 申报科研成果奖的资助费报销

用于资助平台/团队申报科技进步奖、科技创新奖、发明创造奖、社科成果奖、教育研究成果奖等国家主管部门予以认可的高水平科技创新成果奖项或社会科学研究奖项所需的论证费、成果申报指导费、资料费、以及其他确有需要的服务费等，报销流程、要求与纵向项目相同。

四、经费使用与报销的其他要求

（一）预算编制的相关要求

1.规范编制预算

经费使用预算编制应严谨、科学、合理，按照项目开展和真实有效的成果产出合理规划经费的使用。经费应与项目工作密切相关，应有效支持项目研究需求，不得将与科研项目无关的经费列入预算。同一项目中不得将经费全部用于采购电脑、打印机等 办公设备或全部用于支付劳务费。

2.经费预算变更

若实际经费使用中确有较大的预算变动，须提交预算变更申请表，经科研与合作发展中心签字盖章后再行使用（ 如图13）。

图 13  经费预算调整表

（ 二 ）经费使用的相关要求

1.项 目经费使用时限要求

项目负责人应合理规划好项目经费使用和报销的时间，严禁年底或项目结项时突击使用经费，项目结项后6个月内须使用完全部费用，逾期未使用完的经费学校将按照相关规定予以收回。

2. 多个项目经费使用要求

（ 1 ）项目经费应独立核算与使用。一位项目负责人同时有多个纵向科研项目 的，应按照项目进行独立预算，严禁将论文版面费、著作出版费、专利代理费、设备采购费等拆分在不同的项目中使用。

（2）严禁多个项目同步采购同类别办公设备。项目负责人应本着开源节流、资源高效利用原则，不得在同一时期同时使用多个项目经费同步采购多台同类别办公设备，如电脑（含台式电脑 、笔记本电脑、平板电脑）、打印机、复印机、投影、 电子白板等。特殊情况应单独提出采购申请。

3.科研业务费使用要求

（ 1 ）论文版面费报销。论文版面费报销应是已公开发表的论文，仅有录用通知的论文版面费不予报销，教职工可通过从项目中借款的方式提前支付，论文出版后再行冲销。

（2） 专利代理费报销。发明专利等授权时间较长的专利代理费，若有纵向项目或上级拨付的平台经费支持、且研究任务中仅以申请作为结项任务的，可提交经费报销申请，经分管校领导签字同意后，凭委托代理合同、支付凭证、发票、专利申请公开证明、经费预算表等进行报销。无纵向项目经费支持且为学校自筹经费项目/平台，则可通过借款方式进行先行支付，待公开或授权后再行冲销。

（3） 专著出版费报销。专著出版时若确需提前支付， 可提交经分管科研校领导签字同意后的申请，凭专著出版合同和发票，以借款方式先行支付，待出版后再行冲销。

（4） 学生劳务费报销。项目研发中确需学生参与，应严格控制支付金额 ， 一次报销不得超过 1000 元/人， 总费用不能超过项目总经费的10%。

4. 团队成员绩效分配经费使用要求

（ 1 ）严格按贡献度进行分配。项目经费需要发放给团队成员作为贡献度绩效的，应严格按照团队成员在项目中实际作出的贡献进行分配，严禁将经费分配给项 目 团队之外的其他校内成员。

（2）在规定时间内使用经费。为便于管理和统计，经与学校人事处、财务处协商，项目团队成员绩效分配（含纵向和横向项目 ）将只在 3月、6月、9月、11月使用。项目团队可提前做好经费使用安排和相关佐证材料，以便在规定时间内顺利完成报销流程。

5. 学校自筹经费使用要求

（ 1 ）关于设备采购。已配备电脑、打印机等办公设备的（含使用高层次人才科研启动费），不得使用学校自筹经费再采购电脑、打印机等办公设备。

（2） 关于劳务费使用。用于支付校外专家和学生的劳务费合计不得超过学校自筹经费总额的30%。

6.科研平台/团队经费使用要求

（ 1 ）科研平台/团队经费是用于平台/团队建设和成员开展学术研究的资助，经费的使用应充分考虑团队成员贡献度基础上，保证经费使用的合理、规范与公开、公平、公正。

（2）科研平台经费不得用于校企合作、访企拓岗、就业指导、教学资源开发、技能竞赛等与平台建设任务无关的其他非学术活动。

（3）科研平台/团队购买的办公设备、实验仪器、研发工具等应本着节约成本、资源高效利用原则进行配置购买，严格按照学校资产管理办法进行合理采购与使用，不得超标准配置办公设备。